芜湖职业技术学院
委托创作作品资产入库管理细则
第一章 总则
第一条 为加强对学校委托创作作品成果转化形成资产的规范管理，保障创作作品成果纳入学校国有资产管理体系的合规性、完整性与可追溯性，依据《中华人民共和国著作权法》《政府会计准则》及《芜湖职业技术学院国有资产管理规定》等相关法律法规制度，结合学校实际，制定本细则。
第二条 本细则所称“委托创作作品”，是指学校各部门因教学、科研、宣传、服务等需要，委托校外单位或个人创作的成果，具有明确使用目的、形成成果载体，且达到资产确认条件的智力成果，包括但不限于：课件、视频、音频、演示文稿、软件、动画影像、数字出版物等。
对于仅用于单次活动、宣传推广、短期展示，或性质上属于劳务输出、信息编辑、方案策划、阶段性服务类等成果，无法形成独立、长期使用成果的委托内容，所发生的支出作为费用处理，不纳入资产入库管理范围。
第二章 分类与确认条件
第三条 对于委托创作作品合同中明确约定知识产权（包括著作权）归属学校所有的，成果交付后应按“无形资产—著作权”类别在资产管理系统中进行登记入库，纳入学校国有资产管理体系统一管理。办理此类资产入库，须同时满足以下条件：
（一）成果已完成并由受托方交付至使用部门。
（二）合同或协议中明确作品著作权归属学校，产权清晰、可追溯。
（三）项目经费已据实支出，成果具有保存价值和长期使用效益。
（四）成果具备完整可验证的电子或实物载体，如文件、光盘、U盘、硬盘等。
（五）完成内部验收或成果确认程序，并形成佐证材料。
此类资产由科研处作为归口管理部门负责专业审核和业务指导。
第四条 对于委托创作作品合同中未约定知识产权（包括著作权）归属或产权不属于学校，但成果已交付、学校具备长期占有和使用权限的，可按“固定资产——图书档案类——视听资料”的类别进行登记入库，仅作为资料资产列账管理。此类资产入库应符合以下条件：
（一）作品已完成交付，成果完整、内容清晰；
（二）虽未取得著作权，但学校依法合理占有并用于教学、管理或服务用途；
（三）成果具备物理或电子载体，能被有效存储、调阅与核查；
（四）项目经费支出真实有效，形成内容可辨、可保存；
（五）完成验收或交接程序，具备入账必要条件。
此类作品入库时须在资产管理系统资产卡片中备注注明“产权不归属学校，仅作资料管理”，不得对外传播、转授权或产生经营收益，相关管理由图书馆作为归口管理部门负责。
第三章 信息规范与价值构成
第五条 委托创作作品资产的名称应准确反映成果内容和资产属性，满足识别清晰、用途明确的要求：
（一）如合同或验收资料中有明确作品名称的，应直接采用其原名称填入资产管理系统；
（二）如合同中未明示成果名称，由资产使用部门结合实际内容，参照命名规范拟定标准名称，不得使用模糊、歧义、不具识别性的表述；
（三）不得使用“XX项目”“XX费用”“XX服务”等费用化表述命名资产；
（四）同一项目形成多个作品成果的，应逐一命名、分别建账入库，不得以统称模糊入库。
第六条 委托创作作品资产的价值构成应遵循实质重于形式、取得成本归集完整的原则，按以下范围核定资产原值：
（一）委托创作费用，包括创意策划、内容开发、拍摄制作、程序开发、录音剪辑等；
（二）与成果形成相关的出版、改编、后期制作、技术服务、合规登记等成本；
（三）交付前发生的可归属于该项作品的运维支持、平台发布等辅助支出。
资产原值核定应以合同、发票、经费报销资料为依据，不得计入与作品无直接形成关系的宣传推广、商业发布、运营维护等费用化项目。
第四章 入库流程与职责分工
第七条 委托创作作品资产的入库流程如下：
（一）资产使用部门（科研项目依托部门）完成成果验收，整理相关材料，包括：委托合同、验收报告、经费支出明细、成果文件等。
（二）登录资产管理系统，按照资产分类和卡片五大信息要素要求填报资产卡片。
（三）上传合同、成果载体（文件或介质）及其他佐证材料。
（四）提交资产入库申请，由国有资产管理处审核后完成资产管理系统入账建卡。
（五）归口管理部门（科研处或图书馆）完成资产信息的专业复核。
第八条 委托创作作品资产的职责分工如下：
（一）资产使用部门（科研项目依托部门）是入库工作的第一责任主体，负责成果归集、材料整理、卡片填报及信息维护。
（二）归口管理部门（科研处或图书馆）负责对本类资产的技术性质、使用属性及分类规范进行审核指导。
（三）国有资产管理处负责资产管理系统管理、信息监督和制度执行。
第五章 成果保存与信息维护
第九条 委托创作作品资产应由资产使用部门指定专人保管，并确保成果载体（如光盘、U盘、硬盘、服务器等）完好、可用、可查。
第十条 资产信息录入后，应持续维护更新。如资产使用人或管理人发生变更，应在资产管理系统中及时办理变更手续，确保责任明确、账实一致。
第六章 权属管理与成果收益
第十一条 已明确知识产权（著作权）归属的委托创作作品，未经学校批准，任何部门或个人不得擅自转让、出售、授权、泄露或对外传播。
第十二条 委托创作作品通过展示、发布、平台服务、转授权等形式产生的经济收益，应统一纳入学校国有资产收入并及时上缴，由学校财务部门按规定管理与核算。
第十三条 未明确知识产权（著作权）归属的“视听资料”类资产，不得用于产生收益的活动。确需对外使用的，应事先明确权属并依法取得合法使用授权。
第十四条 委托创作作品资产在入库过程中，如涉及下列特殊情形，应予以分类处理，严格执行管理边界：
（一）著作权归属不明确或与创作者存在权属争议的，不得进行资产登记，待权属明确并取得有效证明后，方可补办入库手续。
（二）同一项目成果中部分成果具备入账条件，部分成果未达到资产确认标准的，应按实分别处理，不得合并登记或整体列账。
（三）委托创作作品以个人名义签署委托协议，但由使用部门支付经费所形成的资产，应由资产使用部门明确成果产权归属。若产权归属学校，应提供权属说明材料后方可办理入库登记。
第七章 附则
第十五条 本细则由国有资产管理处负责解释，科研处、图书馆按各自管理权限配合执行。
第十六条 本细则自发布之日起施行，原有规定与本细则不一致的，以本细则为准。
