芜湖职业技术学院国有资产管理处文件

                       

                 国有资产管理处〔2025〕6号

芜湖职业技术学院资产入库操作规范

第一章 总则

第一条 为进一步提升学校资产管理工作的规范化、精细化和信息化水平，统一资产入库要求，规范资产卡片信息填报，确保资产基础数据完整、准确、可追溯，根据《芜湖职业技术学院国有资产管理规定》及财政部门的相关要求，结合学校实际，制定本操作规范。

第二条 本操作规范适用于学校各部门通过学校资产管理信息系统（以下简称：资产系统）进行资产入库及卡片信息填报的相关工作，涵盖固定资产、无形资产等国有资产。

第三条 学校国有资产管理处负责管理的资产系统是办理学校资产入库业务的唯一平台。国有资产管理处、资产归口管理部门负责指导、审核和监督资产使用部门资产入库与填报行为，并定期开展数据质量抽查。

第二章 资产入库管理要求

第四条 资产使用部门资产登记入库应以取得资产权属的法律文件进行操作，一份权属文件对应一张入库单。权属文件包括但不限于合同、协议、订单、调拨单等具有法律效力的资料。

第五条 资产使用部门为资产入库的第一责任人。一般情况下，资产使用部门即为采购申报部门。若采购申报部门与实际资产使用部门不一致，且该批资产涉及多个使用部门的，由采购申报部门统一办理资产入库。资产入库完成后，采购申报部门根据资产实际领用情况，通过资产系统将相关资产划拨至各使用部门，确保账实一致、权责清晰。

第六条 资产使用部门应在资产验收合格（投入使用）后5个工作日内，在资产系统内完成资产登记入库。审核部门应及时完成系统审核，确保入库及时、准确、完整。资产入库后应尽快完成财务入账。

第七条 资产入库应向资产系统上传以下资料：

（一）资产权属文件；

（二）中标通知书或采购通知；

（三）验收资料；

（四）项目入库划分单（如适用）；

（五）项目结算单（如为多供应商或多费用构成）；

（六）房屋和构筑物类资产还应补充提供项目审计决算、财务决算等资料；

（七）其他必要佐证材料。

第三章 资产卡片信息填报要求

第八条 资产卡片作为资产全生命周期管理的核心数据载体，其信息填报内容由基本信息、财务信息、使用信息、特性信息和其他信息五部分构成。各部门在资产入库登记过程中，须结合资产实际情况，在资产系统中逐项填写五大类信息要素，确保录入内容真实、准确、完整、合规、有效，做到账卡一致、账实一致。

（一）基本信息部分

1.资产分类。各部门应严格依照《固定资产等资产基础分类与代码》国家标准（GB/T14885-2022）进行资产分类填报。该标准由财政部资产管理司与中国标准化研究院联合修订，适用于资产配置、登记、清查、报告等多维度、全口径管理工作，是实现资产信息化管理的重要基础。该标准将固定资产等资产划分为房屋和构筑物、设备、文物和陈列品、图书和档案、家具和用具、特种动植物、物资等7个门类、75个大类、近3000个细分类目。无形资产的分类仍参照GB/T35416—2017标准，但其编码已根据新版规则重新编制。资产分类信息是系统中资产统计、提取、监管和报告的核心字段。各部门在录入资产系统前，应认真查阅并准确选择与所录入资产实物特征、使用性质相符的分类代码，不得随意使用带有“其他”字样的类目。

2.资产名称。资产名称应根据采购合同、供货（招投标）清单及实物实际情况进行准确定义，做到名称规范、清晰、可识别。房屋类资产应结合其建筑特征、使用功能、所在区域等要素进行标准化命名，确保符合学校资产管理与空间标识的一致性要求。资产卡片中不得使用“XX工程（装修、改造）”“XX费用”“XX项目”“XX制品”等费用性或模糊性表述，防止费用化支出误列入资产系统。确属资产成本构成的各类费用，应合理计入主资产价值中进行统一入账，不得以独立名称入库为单项资产。

3.数量。资产卡片原则上应实行“一物一卡”管理模式，即一件资产对应一张资产信息卡，确保资产信息与实物唯一对应、清晰可查。

家具类资产，如同一批次采购的相同规格、相同用途的资产，在满足管理便利性和实物可识别性的前提下，可采用一卡多物的方式填报。

图书类资产也可采用一卡多册的方式集中登记，由归口管理部门（图书馆）根据实物管理需要统筹处理，无需逐册建卡。

4.数量计量单位。应根据资产的实物特征和计量习惯，在资产系统中如实填写相应的计量单位。常用计量单位包括但不限于：台、件、套、平方米、本、册、台时等。填写时应确保单位选择与资产实物属性相匹配，避免笼统、模糊用词。

5.项目代码。应根据资产的实际采购方式如实填写对应编号或文号，用于标识资产所归属的采购计划或项目来源。具体填写要求如下：

（1）通过公开招标、竞争性谈判等方式采购的，填写项目编号或招标编号；

（2）通过政府采购网上超市、定点采购等方式实施的，填写采购计划文号；

（3）自行采购的，填写校内采购通知书编号或内部立项编号；

（4）接受捐赠或调拨的，可填写捐赠协议编号或调拨函编号（如有）。

6.采购组织形式。应根据资产的实际采购方式，在资产系统中从下拉选项中如实选择相应的采购组织形式。可选项包括：“集中采购机构采购”“集中采购部门集中采购”“分散采购”等。填写要求如下：

（1）项目金额30万（含）以上，根据《芜湖市本级政府采购计划书》中的“组织形式”分类。“集中采购”选择“集中采购机构采购”，“分散采购”选择“分散采购”；

（2）台式计算机、便携式计算机、空调机（不含中央空调）、复印机、投影仪、多功能一体机、打印机、液晶显示器、扫描仪、碎纸机选择“部门集中采购”；

（3）项目金额30万以下，以上两种情况之外的项目，选择“其他”。

各部门应确保所选采购组织形式与采购审批文件、合同资料及相关流程保持一致，不得随意选择或混用。

7.取得方式。应根据资产实际取得途径，在资产系统中如实选择“取得方式”选项。通常情况下，资产通过正常采购程序取得，应选填“新购”。若资产属于调拨、接受捐赠等非采购方式取得，应据实选择对应选项。除特殊情形外，校内资产一般不涉及“置换”“其他”类取得方式，原则上不得选填该类选项，确有特殊情况的，如实填写。

8.取得日期。取得日期应反映资产实际取得或交付的时间节点。通常情况下，应填写采购合同中约定的资产交付日期。如实际交付时间与合同约定不一致，应按照实物实际到货、接收或签收日期据实填写，确保资产信息与实际取得时间相符。

9.资产用途。资产用途应根据该资产的实际使用功能，在资产系统中从预设选项中据实选填。资产系统列示选项包括：办公、科研、教学、医疗、培训等。各部门应结合采购用途、项目来源及资产配置计划，准确反映资产主要服务方向。不得随意选择或留空，防止资产分类与实际用途不符。其中：车辆类资产应结合用途分类，按系统列示选项选填；用于教学的无牌车辆应选填“其他用车”。

10.投入使用日期。应按资产实际启用、投入运行或开始使用的时间如实填写。该日期应与资产验收记录或实际使用记录相符。如采购与使用时间存在差异，应以实际投入使用时间为准，不得提前或滞后填报。

11.配置批准单位。根据配置预算的审批单位据实选填。配置批准单位应根据资产配置所依托的预算或项目审批文件，如实填写具备资产配置审批权限的单位名称，作为资产来源的责任认定依据。通常指学校预算主管部门、项目主管部门、上级财政或拨款单位等。填写内容应与资产配置、采购或项目立项资料保持一致，确保审批链条清晰可追溯。

12.教育使用方向。教育使用方向应根据资产的主要服务对象和实际使用性质，从资产系统中列示的选项中据实选择。资产系统预设选项包括：教学、科研、行政、生活和后期、生产、技术开发、社会服务等。各部门应结合资产配置意图、所属项目类型及实际投用场景，准确填报最符合实际的用途类别。所填选项将用于资产分类统计、绩效分析等管理工作。

13.合同号。应根据资产采购实际情况，如实填写采购合同编号，确保与合同文本保持一致，便于资产信息与采购、财务等系统数据的关联和核查。对于因金额较小或采购方式特殊等原因未签订正式合同的，可填写采购发票号或采购通知编号予以替代，但须确保所填编号在校内采购记录中可查、可核。

14.归口管理部门。按照学校资产分级分类管理制度的要求，在资产系统中准确选填归口管理部门，以明确资产的业务管理责任和技术保障职责。学校目前设置的主要归口管理部门包括：总务处、教务处、信息化建设与管理处、图书馆、办公室、科研处等六个职能部门，负责对应类别资产的归口管理、使用规范及技术指导。其中：基建办作为学校在建工程建设管理的职能部门，各部门在资产系统入库环节，不需将其作为资产归口管理部门进行选填。归口管理部门的选择应与资产类别、用途及使用性质相匹配，确保职责清晰、管理规范。

15.实验实训资产（实验实训室）。根据资产的实际使用性质和服务对象判断其是否属于实验实训类资产。若确属用于实验教学、实训训练等教学实践环节，应在资产系统中选填对应的实验实训室名称。如系统中尚未包含相应的实验实训室选项，各部门应及时联系教务处申请新增，确保资产信息归属清晰、定位准确。

（二）财务信息部分

16.价值类型。价值类型应根据资产取得的实际方式与计量基础在系统中如实选择。一般情况下，校内资产入库应统一选填“历史成本”，作为资产原值的确认依据。系统中列示的“重置成本”“现值”“公允价值”“名义金额”等选项，在学校日常资产入库中原则上不适用，不得随意选填。仅在涉及无形资产入库且无法取得历史成本的特殊情形下，方可在提供必要证明资料后，经上级主管部门审批选填“公允价值”。“其他”选项不适用于校内资产管理，严禁作为默认选项使用。

17.资产价值（资产原值）。资产价值应依据采购合同、供货（招投标）清单、发票等相关资料如实填列，准确反映资产取得时发生的全部成本。资产价值应包含以下内容：

（1）购买价格（含设备本体、配套模块等）；

（2）相关税费（如增值税、进口税等）；

（3）资产交付使用前所发生、可归属于该项资产的必要费用，包括运输费、装卸费、安装调试费、专业服务费、培训费等；

除采购价格外的其他费用可按实际占比合理分摊计入资产价值，但不得单独列项入库。任何可归集为资产成本的支出，均应统一纳入该资产原值中。若涉及以下情形，资产使用部门应提供情况说明并编制资产构成明细表（见附件1）。

（4）一份合同或清单中的多个项目合并为一件资产；

（5）某些合同单项费用按比例计入资产价值；

（6）对一份合同进行资产拆分入库（如区分新增资产与原有资产增值部分）等。

资产入库部门应确保资产价值构成的透明性、合理性与可追溯性。

18.折旧/推销状态。资产系统提供的折旧/推销状态选项包括：“提折旧”“已完成折旧”“不提折旧”。资产使用部门应根据资产类型、使用年限及入库时点，如实选择对应状态。

（1）固定资产中，文物和陈列品、特种动植物、图书和档案类资产应选填“不提折旧”；其他类别固定资产原则上应统一选填“提折旧”；

（2）无形资产若其使用年限无法合理确定，应选填“不提折旧”；如具有明确使用年限，应选填“提折旧”；

（3）对于需补录的历史资产（即未按规定及时入库的资产），如在入库时已达到或超过最低使用年限，可选填“已完成折旧”。此类情况须由资产使用部门提供详细书面说明，明确资产实际使用起始时间和折旧依据，作为系统入账的补充依据。

19.折旧/推销方法。根据上级主管部门相关制度要求，学校资产折旧方法应统一采用“平均年限法”。资产系统中该字段应固定选择，不得擅自变更或采用其他折旧方法。

20.折旧/推销年限（月）。资产折旧或摊销年限应根据资产类别及相关规定准确填报，以月为单位计列。

（1）固定资产应依据上级主管部门规定的最低使用年限进行填列（见附件2）。不得随意缩短或延长折旧年限。

（2）无形资产的摊销年限应依据其实际使用年限或受益年限确定。如相关法律法规、采购合同或项目申请材料中未明确使用期限，入库部门应结合资产特性，合理预计其使用年限进行填报。

（3）对于单价低于1000元的无形资产，可按“一次性摊销”方式处理，摊销期填写为1个月。

所有资产的折旧年限填报应与资产分类、价值确认、使用性质相一致，确保数据合理、规范、可追溯。

（三）使用信息部分

21.资产状态。资产状态应根据资产实际使用情况，在资产系统中从“在用”“闲置”“待处置”三项中据实选择。

（1）一般情况下，资产入库完成后应选填“在用”；

（2）如资产因配置冗余、项目暂停、设备故障等原因处于暂未使用状态，可选填“闲置”；

（3）如资产已损坏、过时或拟报废，暂时保留待后续处置的，可选填“待处置”。

凡选填“闲置”或“待处置”的，资产使用部门应提供详细书面说明，并在后续资产清查、调剂、报废等管理环节中，按规定履行申报与处置程序，确保账实一致、流转合规。

22.使用责任主体。资产系统提供“单位”“司（处、科、股）”“人”等多层级选项，用于标识资产的具体使用责任层级。各部门应根据资产的实际使用与管理情况，优先选填“司（处、科、股）”级责任主体，确保资产责任落实到各资产使用部门，形成清晰可追溯的责任链条。

23.使用单位。使用单位是指资产实际归属和使用管理的校内部门，在资产系统中必须选填本部门的正式名称，确保资产责任部门明确、账实一致。

若资产由某部门统一组织采购，且涉及多个实际使用部门，应由采购申报部门统一办理资产入库。入库完成后，采购部门应根据各使用部门的实际领用情况，在资产系统中逐项划拨至对应使用部门，完成账务调整和责任归属划分。

使用部门信息是资产分类统计、责任认定和调拨管理的基础，不得空缺、错填或随意更改。

24.使用人。指资产的直接责任使用人，须为资产使用部门的在岗、在编人员。该字段为落实资产使用与管理责任的核心依据，不得留空或由非正式人员代替填写。

各部门不得因资产为学生使用或属公共教学资源等情形规避“使用人”填报义务。学生仅为资产的临时使用者，不得作为资产系统中的“使用人”。对集中配置或面向多人共享的资产，各部门应依据岗位职责或人员分工明确责任人，或通过制定内部制度，落实资产具体责任人。

资产使用人因岗位调整、调离或离岗等原因发生变动，相关部门应在资产系统中及时申请变更使用人信息，完成交接流程。所有使用人变更、移交手续须通过资产系统办理，资产系统即为唯一管理平台，不得线下操作或绕过资产系统流程，确保资产责任链条完整、数据一致。

25.管理部门。管理部门是指资产的实际使用部门，即承担资产使用职责、履行日常管理义务的部门。在一般情况下，管理部门与使用部门应保持一致。

26.管理人。管理人是指对资产承担日常管理、保管、监督职责的责任人员。其职责包括但不限于：资产的保管、日常调度、信息维护、状态监控、配合盘点、组织报修或处置等。

原则上，管理人应由资产使用部门的行政负责人或部门明确指定的资产管理员担任。各部门也可结合内部实际情况，通过制度明确授权其他符合条件的人员担任。

27.共享共用。据实填写。具备共享条件的资产，原则上应在校内实现调剂使用，推动资源开放共享、提高使用效率。

28.存放地点。存放地点应如实反映资产实际存放的具体位置，便于资产定位、盘点、调拨和责任追溯。各部门应在资产系统中选填标准化地址目录中的相应位置，确保信息准确、层级明确。

如系统中未列出所需的具体地点，使用部门应及时联系国有资产管理处申请新增，由国有资产管理处统一维护地址库，确保系统信息完整、数据统一。

资产存放地点应随实际位置变更而动态更新，避免出现“账实不符”或“定位失效”等管理漏洞。

29.大型仪器。根据市主管部门相关要求，资产系统中“是否为大型仪器”字段应按照设备原值进行判定：单价在100万元（含）以上的设备，应选填“是”；单价低于100万元的设备，应选填“否”。

该字段关系到大型仪器设备的专项统计、评估及共享调度管理，各部门应准确判断并如实填报，不得遗漏、误选或错填。

（四）特性信息部分

30.生产厂家。应根据资产采购资料或设备铭牌信息，如实填写生产厂商的全称。所填信息应与合同、供货清单或产品标识保持一致，不得简化、缩写或使用品牌名称代替生产单位名称。

该字段主要用于设备溯源、售后服务联系及质量跟踪等工作，须确保信息准确、规范、完整。

31.供应商。供应商是指资产的实际提供单位，通常情况下应根据采购合同、发票或供货清单，如实填写签订合同的供货方全称，确保与正式采购文件保持一致。

对于非采购取得的资产，应按以下原则填写：属于捐赠资产的，应填写捐赠方名称；属于调拨资产的，应填写调拨方名称。

该字段用于资产来源追溯、质量追责及管理分类，填写内容应真实、规范、可核对，不得使用简称、品牌名或模糊描述代替。

32.品牌。品牌是指资产所标识的商标名称或制造商品牌，应根据资产本体铭牌、产品说明书或采购文件，如实填写品牌信息。应优先填写资产的注册品牌或制造商正式商标，不得以生产厂家简称、供货单位名称或模糊描述代替品牌。如资产无明确品牌，可填“无”或“无品牌”，并视情况附加说明。

33.规格型号。规格型号应根据资产的实物铭牌、产品说明书、技术参数或采购文件，如实填写设备或物品的型号、规格、技术配置等信息。该字段用于资产识别、技术维护、后期升级与配件更换，信息应准确、完整、可溯源。不得省略、简写或随意填写。如资产无统一型号或为组合产品，应根据主要部件标识填写，并可在备注中补充说明。

34.保修截止日期。保修截止日期应根据资产采购合同、供货发票或售后服务协议中明确约定的保修期限，如实填写保修服务的截止时间。如合同未明确保修期限，应根据产品行业惯例或生产厂家标准保修期进行合理填写。不得空缺或随意估填。该信息用于后续资产维护、维修费用判定及供应商服务管理，填写应真实、规范、可追溯。

35.产品序列号。产品序列号是指资产设备出厂时赋予的唯一识别编码，通常包括出厂编号、序列号等。各部门应根据设备铭牌、产品说明书或出厂证书，如实填写资产的唯一序列号，确保信息准确、可追溯。如资产无序列号，应在备注栏进行说明，不得留空或随意编造。产品序列号是后续进行质量追溯、维修维护、保险理赔及技术升级的重要依据，应妥善录入和管理。

36.坐落位置。房屋类资产和土地使用权类资产的“坐落位置”应依据权属证书和实际使用情况，准确填写资产的地理位置。填写内容应包含省、市、区（县）及具体位置描述，例如：“安徽省芜湖市弋江区XXX路XX号XX楼”。信息应详实、规范，确保资产所在地可准确定位，用于权属确认、资产清查和管理调度。如权属证书与实际使用位置不一致，应以权属证书为准，并在备注中注明实际使用地点。

37.对于房屋类、车辆类、无形资产类资产的其他特性信息，各部门应根据权属资料和实物情况如实填写。如有填报困难，可联系国有资产管理处协助处理。

（五）其他部分

38.照片。资产照片用于辅助资产识别、状态核查和后期管理。各部门应在资产系统中上传实物照片或其他相关图像资料，确保照片与资产实物相符，便于开展账实核对、清查盘点及技术管理等工作。照片应清晰可辨识，通常应包括设备外观、铭牌信息、资产编号标识等关键要素。如资产为不可拍摄对象（如部分软件、无形资产等），可上传相关界面截图、登记凭证或功能界面示意图。

39.备注。备注栏用于填写资产的补充信息、特殊说明或内部识别要素，以辅助资产识别、管理或历史记录查询。各部门可根据管理需要，在备注中说明如资产拆分情况、组合使用方式、特殊配置说明、存放环境要求、调拨历史等信息。填写内容应简明准确、有据可查，不得用于替代卡片主要字段中的规范信息。

第四章 入库数据的撤销与更正

第九条 为确保资产入库数据的严肃性和权威性，防止出现资产系统数据随意变动、资产管理责任不清或账实不符等问题，学校对资产入库信息撤销实行严格控制，明确撤销条件与处理流程，具体规定如下：

（一）资产已完成入库并完成财务入账的，不得申请撤销。

（二）已由资产管理信息系统完成审核，但尚未财务入账的资产，原则上不予撤销。任何部门或个人不得以“经费未支付”“经费来源变更”“预算调整”等事项为由，申请撤销已审核通过的资产入库记录。

（三）确因下列特殊情况，造成资产无法形成有效实物或权属关系清晰的，可申请入库撤销：

1.取得资产权属的法律文件（如合同、协议、订单等）已失效或无法履行；

2.产品存在严重质量缺陷、与采购需求严重不符；

3.采购订单、配送批次等操作失误导致入库错误；

4.管理失误造成资产信息重复入库。

上述情形中，资产使用部门应提供详细的书面说明及相关佐证材料，并在资产系统中提交入库撤销申请。资产撤销记录应保留在资产系统中备查，并纳入年度资产核查与责任追踪范围。

第十条  资产卡片信息是资产实物管理与账务核对的重要依据，必须确保数据真实、准确、完整，与实物相符。资产卡片一旦完成财务入账，其信息原则上不得随意更改，确保数据的稳定性和严肃性。在以下情况下，经核实后可申请资产卡片信息更正：

（一）资产系统录入时因操作失误、资料引用错误等，导致资产名称、分类等信息填写不准确；

（二）项目归属、采购方式、合同编号等字段填写与原始凭证不符；

（三）财务入账前发现字段填写有误，需与账务一致性对齐。

经允许可在资产系统申报更正的字段范围包括：资产名称、资产分类、合同号、项目代码、折旧信息、配置部门、教育用途等。“使用人、存放地点”等作为资产动态管理字段，资产使用部门应按实际情况随时更新。

资产使用部门如确需更正系统中无法自行修改的资产信息，应填写《资产信息更正申请表》（见附件3），说明原因并附佐证材料，经本部门主要负责人签字并加盖公章后报国有资产管理处审核。审核通过的，由国有资产管理处统一在资产系统中修改。资产信息更正应在资产系统中留存修改记录，确保可追溯、可核查，并由国有资产管理处归档备查。

第五章 附则

第十一条  本办法由国有资产管理处负责解释。

第十二条  本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本操作规范不一致的，以本操作规范为准。